Por: Malena Vergara
¿Cuál fue el principal reto que enfrentaron al implementar el Sistema de Gestión Anti soborno ISO 37001 en un entorno de retail como Farmashop?
El principal reto que enfrentamos, en un entorno de retail dinámico, fue asegurar un equilibrio entre la integridad ética y la eficiencia operativa. En un sector donde las relaciones con proveedores, eventos promocionales y lanzamientos de productos son frecuentes, resulta clave evitar cualquier percepción de conflicto ético sin limitar la capacidad de negociación comercial. Este proceso contribuyó a reforzar las prácticas comerciales desde una mirada ética, estableciendo controles que no afectaran la agilidad comercial. Este sistema de gestión no solo reforzó nuestro compromiso con la ética, sino que se convirtió en una ventaja consolidando la confianza de nuestros proveedores.
¿Cómo ha cambiado su función desde entonces y qué impacto ha tenido en la cultura organizacional?
¡Es un buen punto! Como Director de Auditoría Interna, mi rol ha evolucionado para incluir la supervisión del cumplimiento anti soborno conforme a la norma ISO 37001, lo cual ha implicado asumir nuevas responsabilidades y una visión más integral del cumplimiento. Durante el proceso de implementación realizamos, junto a LSQA, un diagnóstico de nuestra cultura de integridad a través de encuestas internas, donde se identificó al Director de Auditoría dentro del “Top 3” para reportar y consultar temas de ética. A partir de esto, mi rol no solo se asocia a control, sino como un referente para contribuir a la cultura de transparencia. Además, tiempo atrás asumí también el rol de delegado de protección de datos personales lo que ha permitido una visión unificada de los aspectos de cumplimiento, facilitando su gestión interna y promoviendo la comunicación clara con todos los colaboradores.
Este enfoque ha impactado positivamente a nivel organizacional, reforzando nuestro compromiso de actuar con ética y promoviendo un ambiente donde el cumplimiento se considera parte del ADN de la empresa.
¿Qué estrategias han sido clave para generar una cultura de tolerancia cero al soborno entre sus colaboradores?
Una de las estrategias clave para poder plantear “tolerancia cero al soborno” ha sido la capacitación y concienciación de nuestros colaboradores. Desde el inicio, hemos trabajado en sensibilizar a todo el personal sobre los riesgos asociados al soborno, las normativas legales aplicables y los controles internos que hemos establecido para prevenir y mitigar estos riesgos. Es crucial que nuestros colaboradores entiendan no solo las políticas y procedimientos, sino también el motivo detrás de eso. En este sentido, se ha enfatizado que aceptar un obsequio de un proveedor no constituye un soborno siempre que no esté destinado a influir en las decisiones comerciales o de otra índole. Estamos convencidos de que, cuando nuestros colaboradores comprenden los riesgos y la razón de ser de nuestras políticas, no solo las cumplen, sino que también las promueven activamente, en lo que me gusta llamar “efecto multiplicador”.
¿Cuáles fueron los principales riesgos identificados y qué medidas se han implementado para mitigar estos riesgos, particularmente en relación con proveedores?
La evaluación de riesgos fue el pilar inicial que permitió mapear las áreas y actividades críticas de exposición al soborno. Identificamos riesgos asociados con proveedores, clientes y colaboradores. Por ejemplo, ciertos proveedores, como los despachantes de aduana, presentaban riesgos inherentes debido a la naturaleza de sus operaciones, así como nuestros colaboradores se pueden ver expuestos a un intento de soborno por parte de un proveedor. A partir de este análisis, implementamos controles específicos y reforzamos nuestra política de compras, así como desarrollamos un procedimiento para mitigar el riesgo de conflictos de interés.
¿Qué criterios específicos usan para clasificar a un proveedor como de riesgo crítico y cómo gestionan esas relaciones?
En colaboración con el área comercial y de compras, definimos una serie de criterios específicos para clasificar a los proveedores como de riesgo crítico. Entre estos criterios se encuentran la naturaleza del servicio o producto proporcionado, la frecuencia y volumen de transacciones, entre otros. Una vez identificados los proveedores críticos, mantenemos un diálogo abierto y constante con ellos para garantizar que comprendan nuestras políticas anti soborno, además de realizar auditorías y evaluaciones periódicas para asegurar su alineación con nuestros estándares.
¿Cómo esperan que esto afecte su posicionamiento en el mercado y la percepción de los clientes y proveedores sobre la integridad de la empresa?
Sin dudas, obtener la certificación ISO 37001 reafirma nuestro liderazgo en el mercado, somos conscientes y lo tomamos como parte de nuestra actividad el ser promotores, liderando con el ejemplo, de temas clave para la sostenibilidad empresarial. Esto no solo refuerza nuestro compromiso interno y hace a la cultura Farmashop, esta certificación fortalece nuestra reputación y nos diferencia en el mercado como un socio clave para una cadena de suministro ética y transparente.